“Una empresa de servicios técnicos necesita sistematizar los procesos”

¿De qué forma contribuye la digitalización en las tareas de mantenimiento?, ¿qué ventajas tiene un software SAT?, ¿cómo puede mejorar los procesos de las empresas?, ¿y la experiencia del cliente?, ¿cómo controlar la actividad de los técnicos mediante la geolocalización por GPS? Nos da las respuestas en la siguiente entrevista Óscar Pérez, CEO de Xtremis.

ClimaNoticias.- La gestión de los procesos de mantenimiento ha evolucionado gracias a las tecnologías. ¿De qué forma la digitalización ayuda a las empresas de servicio técnico a mejorar su productividad y eficacia?

Óscar Pérez.- La digitalización del sector del mantenimiento (servicios técnicos, electricidad, climatización, ascensores…) implica que las empresas puedan mejorar la planificación de las intervenciones y tener el control real de todos los proyectos: órdenes de trabajo, planificación de turnos, mantenimientos programados, servicios de urgencia… 

Gestionar los procesos de una empresa de servicios técnicos a través de un software mejora la productividad de gerentes y operarios y permite aumentar la rentabilidad en una media de entre un 12 y un 20%.

“La geolocalización por GPS permite saber dónde están los técnicos en cada momento”

ClimaNoticias.- Existen muchas herramientas de software que pueden ser claves para mejorar los procesos de la empresa. ¿Qué es un software SAT y qué ventajas tiene?

Ó.P.- Un SAT es un software de asistencia técnica, es el tipo de herramienta de gestión que necesitan todas las empresas de servicios que gestionen tareas de mantenimiento, reparaciones o asistencia a domicilio. 

El SAT te proporciona un dashboard desde el que puedes gestionar todos los indicadores, organizar equipos de trabajo, operarios y herramientas, así como tener el control de cada proyecto y cada cliente. Es muy difícil trabajar en una empresa de servicios técnicos y no disponer de una solución inteligente para organizar el trabajo; los procesos manuales aumentan enormemente las posibilidades de error, incumplimiento de contratos, ineficiencias, sobrecostes, etc.

ClimaNoticias.- PlannSat es una solución de software orientada a empresas que ofrecen servicios de mantenimiento. ¿En qué consiste y qué ventajas competitivas aporta?

Ó.P.- La solución de software en la nube Plannsat, que hemos diseñado y programado en Xtremis, es una solución SAT orientada a que las empresas del sector del mantenimiento puedan tener un control efectivo sobre todos sus procesos. 

Una empresa en esta área tiene que gestionar equipos, controlar los plazos y tiempo de asistencia, gestionar documentación sobre cada servicio prestado, elaborar los partes de trabajo… Cuando todo esto se puede hacer a través de una herramienta en la nube, accesible desde un dispositivo móvil, es mucho más fácil para los gerentes de este tipo de empresas poder trabajar eficazmente, controlar tiempos y costes, mejorar la productividad, aumentar la rentabilidad y potenciar la experiencia de cliente.

"Cualquier empresa en el sector de mantenimiento puede utilizar este tipo de software"

ClimaNoticias.- ¿Qué sectores se pueden beneficiar de una solución de software como PlannSat?

Ó.P.- Cualquier empresa en el sector de mantenimiento puede utilizar este tipo de software. Puede funcionar en empresas de climatización y calefacción, energía solar y electricidad, mantenimiento y reparación de ascensores, servicios técnicos oficiales, servicios de limpieza, mantenimiento general… 

Toda empresa que necesite enviar técnicos a domicilio o hacer el seguimiento y mantenimiento de maquinaria o tecnología.

ClimaNoticias.- Una de las formas en que esta herramienta puede ser útil a las empresas de mantenimiento es el control de las intervenciones de los técnicos. ¿De qué forma ayuda esto a mejorar la experiencia de cliente?

Ó.P.- Plannsat se ha diseñado para que la empresa pueda tener el control sobre todas las intervenciones y, de esa manera, poder ser más eficiente. 

A través del software, se puede controlar el rendimiento de cara operario, visualizar los partes de trabajo, gestionar la documentación asociada a cada proyecto, gestionar los cobros de forma rápida y sin errores, e incluso controlar las rutas que realizan los operarios para poder optimizar los tiempos de llegada, la organización del trabajo y los costes de desplazamiento. Todo esto tiene sin duda un impacto en la fidelización del cliente, que recibirá un servicio más rápido, mejor organizado y más previsible.

ClimaNoticias.- Esta herramienta permite automatizar los flujos de trabajo. ¿En qué medida ayuda a mejorar los procesos de las empresas? 

Ó.P.- Las tareas en una empresa de mantenimiento pueden variar de forma frecuente. Pueden surgir urgencias en las que es necesario enviar a un técnico que se encuentra por la zona. Todos los días hay que controlar qué mantenimientos programados hay que realizar. 

La mejor forma de llevar una organización inteligente que permita a la empresa tener el control sobre la productividad es disponer de un calendario de operarios, que permita asignar tareas, de manera que estos sepan en tiempo real a dónde tienen que ir y qué tienen que hacer, sin tener que hacer llamadas telefónicas o volver a la oficina.

ClimaNoticias.- Uno de los beneficios de PlannSat es la posibilidad de controlar la actividad de los técnicos mediante la geolocalización por GPS. ¿Cómo funciona y qué beneficios tiene?

Ó.P.- Ésta es una de las ventajas competitivas, que la empresa puede tener un control total sobre la actividad de sus técnicos. 

La geolocalización por GPS permite saber dónde están los técnicos en cada momento, de manera que se pueda conocer de antemano qué técnicos tardarían menos tiempo en llegar a un domicilio, saber cuánto tiempo tardan en cada asistencia, controlar el rendimiento con datos precisos y objetivos, o actuar en caso de emergencia si un técnico está en un atasco de tráfico.

ClimaNoticias.- En último término, ¿por qué una empresa de mantenimiento debería apostar por la digitalización a través de un software SAT?

Ó.P.- Control, control y control. Una empresa de servicios técnicos necesita sistematizar los procesos, y la mejor forma de hacerlo es a través de una herramienta como Plannsat, que permite planificar la actividad de los operarios y controlar su productividad de forma precisa. 

Por otra parte, los clientes se sentirán más satisfechos si saben en todo momento lo que los técnicos están haciendo, ya que pueden ver que su empresa de servicios técnicos cumple con la planificación, lo que aumentará su confianza y lealtad.